Secció de Gestió Documental i Arxiu de l’Ajuntament de Mataró

 
La Secció de Gestió Documental i Arxiu de l’Ajuntament de Mataró és un servei públic especialitzat en la gestió, tractament, custòdia i divulgació dels documents públics i privats dels quals en té la responsabilitat. 

L’aprovació i entrada en vigor de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics, va provocar un canvi de paradigma respecte al mandat que ja contenia l’avui derogat article 45 de la Llei 30/1992, per a l’impuls de la utilització de les TIC en el desenvolupament de l’activitat a les administracions públiques, i en l’exercici de les seves competències, ja que s’articula fonamentalment entorn de dos eixos: el dret de la ciutadania a comunicar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics i l'obligació d'aquestes de dotar-se dels mitjans i dels sistemes que permetin l'exercici d'aquest dret.

En aquests moments i arran de l’entrada en vigor parcialment de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic, l’Ajuntament de Mataró queda obligat a emprendre una gestió d’expedients basada exclusivament en el document i expedient electrònic.

La gestió documental és un dels pilars fonamentals del canvi organitzatiu i de la modernització de l’administració pública. Com a sistema ha d’esdevenir una font d’informació sobre les activitats de l’organització, recolzar la presa de decisions, gestionar el coneixement, implantar noves activitats i donar coherència, continuïtat i eficiència a la gestió pública.

L’Ajuntament de Mataró ha creat un Comitè Tècnic de Gestió Documental, constituït per persones dels diferents àmbits implicats, que ha treballat els documents i els instruments necessaris per donar compliment als requeriments de la normativa, i que són els següents:

- La Política de gestió de documents electrònics de l’Ajuntament de Mataró estableix els principis bàsics de gestió dels documents i expedients electrònics, concreta rols i responsabilitats involucrades en els processos de gestió de documents i determina els instruments que fan possible l’aplicació d’aquesta Política.
 Veure document

- El Model de gestió de documents electrònics, que desenvolupa i concreta la Política de gestió de documents electrònics municipal i estableix els criteris que han de guiar els següents processos de gestió documental: captura, registre, classificació, descripció, accés, avaluació, conservació, transferència i eliminació dels documents i expedients electrònics que l’Ajuntament genera com a resultat de les seves activitats. Aquest Model es desenvolupa en un conjunt de documents i especificacions tècniques que detallen alguns dels aspectes que s’hi recullen.
 Veure document

- Protocol de digitalització i còpia autèntica: serveix per establir els requisits i criteris mínims aplicables per a qualsevol procés de digitalització que es dugui a terme a l’Ajuntament de Mataró així com per a l’obtenció de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats. Consta com un Annex al Model de gestió de documents electrònics.

- Quadre de classificació/Catàleg de processos: és una estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’organització i que permet identificar i agrupar físicament o intel•lectualment els documents i també la seva recuperació. S’ha fet servir com a base el model de Quadre de classificació per a ajuntaments de la Generalitat de Catalunya. 
 Veure document

- Calendari de conservació i accés a la documentació: és una eina de gestió documental que permet fixar les regles de conservació i estableix els terminis de retenció dels documents en les successives fases del cicle vital i la seva disposició final. Regula també el règim d’accés a la documentació d’acord amb la legislació vigent. Deriva del Quadre de classificació perquè identifica els terminis en relació a les sèries/processos.
 Veure document

- Esquema de metadades: és l’iinstrument que defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context i estructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.
 Veure document

- Quadre de tipus documentals: instrument que permet simplificar i normalitzar la identificació dels documents generats (produïts o rebuts) per l’administració en l’exercici de les serves funcions. També serveix per donar compliment al que estableixen les Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) pel que fa al requeriment d’identificació dels tipus documental com a metadada mínima obligatòria del document electrònic.
 Veure document

- Catàleg de formats: identifica els formats tecnològics admesos a l’Ajuntament de Mataró d’acord amb el previst a la normativa vigent. Relaciona, en aquest sentit, els formats electrònics que són d’aplicació per part de l’Ajuntament de Mataró així com els formats dels que poden fer ús els ciutadans en el seu accés als serveis públics per mitjans electrònics.
Veure document