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Gestión documental

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Gestión documental

La Sección de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento de Mataró es un servicio público especializado en la gestión, tratamiento, custodia y divulgación de los documentos públicos y privados de los que tiene la responsabilidad.

La aprobación y entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, provocó un cambio de paradigma respecto al mandato que ya contenía el hoy derogado artículo 45 de la Ley 30/1992, para el impulso de la utilización de las TIC en el desarrollo de la actividad en las administraciones públicas, y en el ejercicio de sus competencias, ya que se articula fundamentalmente en torno a dos ejes: el derecho de la ciudadanía a comunicarse con las administraciones públicas por medios electrónicos y la obligación de éstas de dotarse de los medios y de los sistemas que permitan el ejercicio de este derecho.

En estos momentos y tras la entrada en vigor parcialmente de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen Jurídico del Sector Público, el Ayuntamiento de Mataró queda obligado a emprender una gestión de expedientes basada exclusivamente en el documento y expediente electrónico.

La gestión documental es uno de los pilares fundamentales del cambio organizativo y de la modernización de la administración pública. Como sistema debe convertirse en una fuente de información sobre las actividades de la organización, apoyar la toma de decisiones, gestionar el conocimiento, implantar nuevas actividades y dar coherencia, continuidad y eficiencia en la gestión pública.

El Ayuntamiento de Mataró ha creado un Comité Técnico de Gestión Documental, constituido por personas de los diferentes ámbitos implicados, que ha trabajado los documentos y los instrumentos necesarios para dar cumplimiento a los requerimientos de la normativa, y que son los siguientes:

- La Política de gestión de documentos electrónicos del Ayuntamiento de Mataró establece los principios básicos de gestión de los documentos y expedientes electrónicos, concreta roles y responsabilidades involucradas en los procesos de gestión de documentos y determina los instrumentos que hacen posible la aplicación de esta Política.
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- El Modelo de gestión de documentos electrónicos, que desarrolla y concreta la Política de gestión de documentos electrónicos municipal y establece los criterios que deben guiar los siguientes procesos de gestión documental: captura, registro, clasificación, descripción, acceso, evaluación, conservación, transferencia y eliminación de los documentos y expedientes electrónicos que el Ayuntamiento genera como resultado de sus actividades. Este Modelo se desarrolla en un conjunto de documentos y especificaciones técnicas que detallan algunos de los aspectos que se recogen.
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- Protocolo de digitalización y copia auténtica: sirve para establecer los requisitos y criterios mínimos aplicables para cualquier proceso de digitalización que se lleve a cabo en el Ayuntamiento de Mataró así como para la obtención de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados . Consta como un Anexo al Modelo de gestión de documentos electrónicos.

- Cuadro de clasificación / Catálogo de procesos: es una estructura jerárquica y lógica de conceptos que refleja las diferentes funciones, actividades y transacciones de la organización y que permite identificar y agrupar físicamente o intel • lectualment los documentos y también su recuperación. Se ha utilizado como base el modelo de Cuadro de clasificación para ayuntamientos de la Generalidad de Cataluña.
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- Calendario de conservación y acceso a la documentación: es una herramienta de gestión documental que permite fijar las reglas de conservación y establece los plazos de retención de los documentos en las sucesivas fases del ciclo vital y su disposición final. Regula también el régimen de acceso a la documentación de acuerdo con la legislación vigente. Deriva del Cuadro de clasificación para que identifica los plazos en relación a las series / procesos.
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- Esquema de metadatos: es el iinstrument que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
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- Cuadro de tipos documentales: instrumento que permite simplificar y normalizar la identificación de los documentos generados (producidos o recibidos) por la administración en el ejercicio de las siervas funciones. También sirve para dar cumplimiento a lo establecido en las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) en cuanto al requerimiento de identificación de los tipos documental como metadato mínima obligatoria del documento electrónico.
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- Catálogo de formatos: identifica los formatos tecnológicos admitidos en el Ayuntamiento de Mataró de acuerdo con lo previsto en la normativa vigente. Relaciona, en este sentido, los formatos electrónicos que son de aplicación por parte del Ayuntamiento de Mataró así como los formatos de los que pueden hacer uso los ciudadanos en su acceso a los servicios públicos por medios electrónicos.
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