Saltar al contingut Saltar a la navegació Informació de contacte

Gestió documental

L’Ajuntament de Mataró disposa d’un sistema de gestió documental, aprovat el 2017, d’implantació efectiva a tota la corporació, i que consta dels següents instruments:

Política de gestió de documents electrònics
Estableix els principis bàsics de gestió dels documents i expedients electrònics, concreta rols i responsabilitats involucrades en els processos de gestió de documents i determina els instruments que fan possible l’aplicació d’aquesta Política.

Model de gestió de documents electrònics
Desenvolupa i concreta la Política de gestió de documents electrònics municipal i estableix els criteris que han de guiar els següents processos de gestió documental: captura, registre, classificació, descripció, accés, avaluació, conservació, transferència i eliminació dels documents i expedients electrònics que l’Ajuntament genera com a resultat de les seves activitats. Aquest Model es desenvolupa en un conjunt de documents i especificacions tècniques que detallen alguns dels aspectes que s’hi recullen.

Protocol de digitalització i còpia autèntica
Estableix els requisits i criteris mínims aplicables per a qualsevol procés de digitalització que es dugui a terme a l’Ajuntament de Mataró així com per a l’obtenció de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats. Consta com un Annex al Model de gestió de documents electrònics.

Quadre de classificació / Catàleg de processos
Estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’organització i que permet identificar i agrupar físicament o intel·lectualment els documents i també la seva recuperació. S’ha fet servir com a base el model de Quadre de classificació per a ajuntaments de la Generalitat de Catalunya.

Calendari de conservació i accés a la documentació
Eina de gestió documental que permet fixar les regles de conservació i estableix els terminis de retenció dels documents en les successives fases del cicle vital i la seva disposició final. Regula també el règim d’accés a la documentació d’acord amb la legislació vigent. Deriva del Quadre de classificació perquè identifica els terminis en relació a les sèries/processos.

Esquema de metadades
Instrument que defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context i estructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.

Quadre de tipus documentals
Instrument que permet simplificar i normalitzar la identificació dels documents generats (produïts o rebuts) per l’administració en l’exercici de les serves funcions. També serveix per donar compliment al que estableixen les Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) pel que fa al requeriment d’identificació dels tipus documental com a metadada mínima obligatòria del document electrònic.

Catàleg de formats
Identifica els formats tecnològics admesos a l’Ajuntament de Mataró d’acord amb el previst a la normativa vigent. Relaciona, en aquest sentit, els formats electrònics que són d’aplicació per part de l’Ajuntament de Mataró així com els formats dels que poden fer ús els ciutadans en el seu accés als serveis públics per mitjans electrònics.

Administració electrònica

El grau d’implantació de l’Administració electrònica a l’Ajuntament de Mataró és total. Des de l’any 2019, té tots els expedients 100% electrònics. Des de 2017, quan es va crear, l’arxiu forma part de l’equip d’administració electrònica de l’Ajuntament de Mataró, que es reuneix setmanalment.

Documents

Per consultar tots els documents podeu trobar-los en aquest enllaç.